Каждая технология управления разрабатываются для решения определенного круга задач. Применяя технологию правильно, мы получаем гарантированный результат. Давайте разберемся с тем, что такое система ключевых показателей эффективности (KPI) и какие задачи она позволяет решить в области управления персоналом.

Что же такое KPI?

Википедия дает следующее определение:

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) – система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Их использование дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в оценке реализации стратегии. KPI позволяет производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени. Для термина "key performance indicators (KPI)" на сегодняшний день используется одно понятие - Ключевые индикаторы выполнения поставленных целей и задач. Если расшифровать суть этого понятия, то KPI - это система показателей, которые позволяют измерить результативность и эффективность движения предприятия к намеченным целям. Специфика этой системы состоит в том, что индивидуальные показатели эффективности отдельных сотрудников компании строятся таким образом, чтобы обеспечить наилучшие показатели KPI компании в целом. Таким образом, вся система KPI работает на то, чтобы сделать работу и отдельных сотрудников, и целых подразделений компании слаженной, направить их усилия на достижение общих целей. При этом каждый получает бонусы за решение поставленных перед ним задач, а компания уверенно идет к достижению своих целей. Грамотно разработанная система ключевых показателей эффективности дает руководителю возможность оценить бизнес в целом, выстроить систему управления прибыльностью предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

В чем преимущества использования системы KPI

Систему ключевых показателей эффективности целесообразно применять в компаниях, которые имеют достаточно большой размер. Именно в них KPI дает наибольший эффект. В малых компаниях излишняя формализация может наносить ущерб гибкости. А в крупных компаниях с их помощью можно контролировать все предприятие в целом, оценить работу каждого сотрудника или подразделения и их вклад в достижение общего конечного результата.

Кроме того, внедрение системы ключевых показателей позволяет сотрудникам увидеть общую цель компании и ясно представить, что каждому нужно сделать для ее достижения. В этом случае подходить к своему участку работы каждый будет с большей ответственностью.

Другими словами, повышение результативности и эффективности компании при внедрении ключевых показателей эффективности, достигается как за счет повышения качества управления, так и за счет повышения мотивации сотрудников.

Особенности внедрения системы KPI

Как и с любой технологией, основные вопросы вызывают не общие принципы, а практика внедрения. При составлении набора показателей, необходимо учитывать два ключевых момента: цели компании и то, какие продукты выдает конкретный сотрудник или подразделение.

Соответственно начинать разработку системы показателей нужно с определения приоритетов в развитии фирмы. И разработки целей и задач в каждой из функциональных областей, исходя из общих приоритетов. Следующий шаг – конкретизация целей и задач по отдельным подразделениям. При разработке конкретных показателей важно учесть, и то насколько это подразделение и этот сотрудник влияет на достижение конкретной цели. В противном случае, мы можем получить падение мотивации и результативности.

Например, если в бизнесе сезонный спад приходится на начало года (январь – март), а мы выставили для бухгалтерии в качестве показателя объем продаж, то можем получить существенное недовольство. Объем работы, связанный со сдачей бухгалтерской отчетности в эти месяцы у бухгалтерии очень высок, а показатели из-за падения объемов продаж могут оказаться очень низкими. Когда система воспринимается как несправедливая, она начинает работать против нас! После разработки системы показателей нужно рассчитать плановые значения – то к чему должен стремиться сотрудник. Как правило, это вызывает значительные сложности: занижение планов приводит к неэффективности использования трудовых ресурсов компании, завышение – к падению мотивации. В большинстве случаев в качестве отправной точки можно использовать средние значения показателей. Плановый показатель эффективности должен получиться достаточно высоким, но достижимым. Исключение составляют ситуации, когда руководство компании убеждено в явной «патологии» - имеющиеся результаты совершенно не устраивают. Но в этом случае мало поставить амбициозные плановые значения KPI, нужно определить за счет чего будет получено существенное увеличение результатов.

Именно с плановыми показателя будут сравниваться фактические результаты. При разработке системы показателей нужно решить кто и с какой периодичностью будет проводить сбор и анализ фактических значений KPI. В этом процессе нельзя допускать самоконтроля. К примеру, руководитель отдела продаж, для которого одним из показателей будет повышение лояльности клиентов, вряд ли сможет сам объективно измерить эту лояльность. Избежать предвзятости в этом случае будет практически невозможно.

Внедрять или не внедрять?

Как видите, разработка и внедрение системы ключевых показателей эффективности – не простая задача. Поэтому принимать решение о переходе на эту систему нужно только по итогам взвешенного анализа ситуации в компании и стоящих перед ней задач. При проведении такого анализа нужно ответить на целый ряд вопросов. Два ключевых вопроса следующие.

• Что на данном этапе развития компании является наиболее важным: увеличение структурированности и управляемости или повышение гибкости? Система KPI добавляет порядка, но снижает гибкость компании.
• Готовы ли Вы выделить на внедрение системы ключевых показателей эффективности достаточное количество ресурсов: время необходимых сотрудников на разработку, апробацию и внедрение системы; материальные ресурсы при необходимости привлечения внешних специалистов и т.д.? Отсутствие системы все же лучше, чем система, сделанная некачественно.

Ответив на эти и другие возникшие вопросы можно принять взвешенное решение и сделать систему KPI мощным инструментом развития именно Вашего бизнеса.